Як створювати та керувати замовленнями
Додавання замовлень, змiна статусiв, призначення працiвникiв та автоматизацiя
Як влаштована форма замовлення
Форма створення замовлення працює за принципом прогресивного розкриття — кожен наступний блок з'являється пiсля заповнення попереднього. Це виключає помилки i робить процес iнтуїтивним навiть при першому використаннi.
Створення замовлення
Вiдкрийте роздiл Замовлення
Перейдiть до роздiлу Замовлення через бiчне меню i натиснiть кнопку + для створення нового замовлення.
Оберiть або створiть клiєнта
Почнiть вводити iм'я або номер телефону — Yoseto запропонує iснуючих клiєнтiв зi списку. Якщо клiєнт новий — створiть його прямо у формi замовлення, не переходячи на iншу сторiнку.
Для нового клiєнта достатньо вказати:
- Iм'я — обов'язково
- Телефон — обов'язково
- Email — за бажанням
Для автосервiсiв пiсля вибору клiєнта з'являється блок iнформацiї про авто. Вкажiть:
- Марку та модель — обов'язково (наприклад, Toyota Camry)
- Держномер — обов'язково
- VIN-код — за бажанням
Якщо у клiєнта вже є автомобiлi в системi — оберiть з iснуючих. Для нового авто — створiть запис прямо у формi.
Додайте послуги
Оберiть одну або кiлька послуг з вашого прайсу. Пiсля вибору ви побачите загальну вартiсть замовлення.
При виборi послуги для салону краси автоматично додається iнформацiя про тривалiсть та призначеного працiвника (якщо послуга прив'язана до конкретного майстра). Тривалiсть впливає на тривалiсть замовлення в календарi.
Для студiй оберiть зал (кiмнату), де вiдбуватиметься послуга. Цiна може розраховуватись пропорцiйно до тривалостi бронювання.
Додайте товари (за потреби)
Якщо у вас є каталог товарiв — додайте товари до замовлення окремо вiд послуг. Наприклад, для автомийки це може бути ароматизатор або захисне покриття, для салону краси — шампунь або маска.
Товари додаються з iснуючого каталогу з урахуванням наявностi на складi. Вартiсть товарiв додається до загальної суми замовлення.
Роздiл товарiв — це опцiональна секцiя форми. Якщо у вас немає каталогу товарiв — цей блок не з'явиться.
Оберiть дату, час та працiвника
Вкажiть дату та час запису. Система враховує ваш графiк роботи — недоступнi часи будуть виключенi.
Призначте працiвника на замовлення, якщо у вас є команда. Можна залишити без призначення i додати працiвника пiзнiше.
Перевiрте та збережiть
Перед збереженням перевiрте всi данi — клiєнта, послуги, дату, час та загальну суму. Натиснiть Зберегти — замовлення одразу з'явиться у вашому списку та календарi.
Статуси замовлення
Кожне замовлення проходить через чотири статуси:
| Статус | Опис |
|---|---|
| Заплановано | Замовлення створено, клiєнт записаний на конкретний час |
| В роботi | Замовлення почало виконуватись |
| Виконано | Роботу завершено |
| Скасовано | Замовлення вiдмiнено |
Змiнити статус можна одним натиском на кнопку статусу у списку замовлень або у деталях замовлення.
Редагування замовлення
Вiдкрийте замовлення та натиснiть Редагувати. У вiкнi редагування можна:
- Додати або видалити послуги
- Додати або видалити товари
- Змiнити дату та час
- Перепризначити працiвника
- Додати коментар
Автоматизацiя
Yoseto пропонує двi функцiї автоматизацiї замовлень. Увiмкнiть їх у Налаштуваннях бiзнесу:
Автоматичне оновлення статусiв
Коли увiмкнено — Yoseto автоматично переводить замовлення:
- Заплановано → В роботi — коли настає час початку
- В роботi → Виконано — коли настає час закiнчення
Це зручно, якщо у вас багато замовлень i ви не хочете оновлювати кожне вручну.
Автоматичне призначення
Коли клiєнт записується самостiйно через онлайн-запис — Yoseto автоматично призначить вiльного працiвника на замовлення.
Нагадування про замовлення
За замовчуванням Yoseto надсилає push-нагадування вам (та призначеному працiвнику) перед кожним замовленням:
- За 1 день до запису
- За 1 годину до запису
Налаштування нагадувань знаходиться у Налаштуваннях бiзнесу. Можна змiнити час нагадувань або вимкнути їх повнiстю.
Нагадування допомагають не пропускати записи, особливо коли у вас щiльний графiк. Клiєнти поки не отримують нагадувань — це нагадування для вас та вашої команди.